面倒な紙ベースの請求処理
請求処理は販売あるいは購買行為の中でも重要だが面倒な手続きでもある。物販でもサービスでも請求書の発行・受領をもってその先の代金決済に繋がる訳であるが、特に我が国の中小零細あるいは個人事業主は紙ベースの請求書によるものがほとんどだ。売り手はエクセル等で管理している販売情報から請求書を作成しこれを買い手に郵送する。買い手はこの請求書を基に支払い期日までに支払い処理を行う。紙の請求書がきちんと買い手側に届かないと代金の支払いが危ぶまれる。請求処理業務は企業活動にとって非常に重要な訳だ。一方、処理業務自体は売り手にとっても買い手にとっても非常に面倒くさい。営業・販売部門の担当者ならできれば経理部門に任せたいと思うだろうし、経理部門ならどうにかして効率化したいと考えるのは至極当然である
ヒューマンエラーと隣り合わせの「メール＋PDF」
前述の紙の呪縛を取り払うため、多くの企業で請求管理ソフトの導入が進んでいる。請求管理ソフトで販売データから請求書を自動発行しPDFファイルをメールに添付して買い手に送るやり方だ。だがこれで効率化が実現すると思うのは早計である。我々がマシだと思っているこの「メール＋PDF」方式も実はかなり手間がかかる。販売金額に加え内訳、日付、注文番号や請求番号等の入力と確認、続いてPDF化、そして買い手担当者への請求メール作成とPDF添付・送信、最後に請求書の部門間共有と保管といった作業が続く。こうして請求フローを辿ってみると作業の至るところでヒューマンエラーが起こる可能性を孕んでいることが分かる。請求業務を任されることが多い営業・販売部門は注意が必要である。もちろんこれらの潜在的なリスクを防止するために様々な請求管理ソフトが登場している。こうしたソフトは多くの場合クラウドサービスとしてすぐに利用でき、多くの営業部門・販売部門担当者にとっては非常に便利だ。しかしその程度の効率化に留まらない圧倒的な効率化を「実現するのがデジタルインボイスによる請求処理・支払処理・入金処理の一元化だ。
圧倒的なデジタルインボイスの威力
デジタルインボイスによる請求・支払・入金処理のデジタル化はまさにデジタル請求革命と呼べるものだ。デジタルインボイスはあまねく商取引の適格性・安全性の担保と業務効率化に資することから多方面から注目を浴びている。その中でもPeppol仕様のデジタルインボイスはその汎用性（Versatility）・互換性（Interoperability）・利便性（Usability）から大きな期待が寄せられている。その最大の理由はヒューマンエラーの防止と軽減による業務効率の改善だ。前述の通り「メール＋PDF」方式を例にとれば、請求項目の確認から始まり請求書の作成・PDF化とメール添付・送信・部門間共有と保存等、実に様々な作業要素が混在する請求業務。そのデジタル化はビジネスシーンでの喫緊課題、担当部門にとっては実に悩ましい現実を劇的に変えるツールがデジタル庁認定PeppolサービスプロバイダーであるTraveldataが提供する「かんたんインボイスbondance」だ。
「かんたんインボイスbondance」の強み
請求関連業務を劇的に効率化するために開発された「かんたんインボイスbondance」には次のような強みがある。
✔︎人手の介在が少なく電帳法対策で重要な請求情報の改竄による不正行為の可能性を最大限に排除
✔︎ヒューマンエラーによる二度手間の防止と作業時間の大幅な短縮が可能
✔︎柔軟性の高いXMLデータがベースなので前後業務との連動による請求業務全体の効率化が可能
✔︎元データはいつでも閲覧・取出し可能なので税務上の対応負荷も大きく軽減
✔︎高度なセキュリティーを担保したPeppolネットワーク上での安全・確実なデータ交換
✔︎デジタルインボイスの日本標準仕様JP PINT対応で国際基準もクリア
✔︎インボイス制度（適格請求書制度）と電帳法（電子帳簿保存法）にも対応
✔︎全銀システムのDI-ZEDIに対応、各銀行のネットバンキングと連動し自動振込と入金確認を実現
✔︎主要会計ソフトとの連動により請求関連データの自動仕訳と会計連動を実現
✔︎シンプルなユーザ画面で操作性に優れるかんたんアプリケーション